Biuletyn Informacji Publicznej
Urząd Miejski w Złotowie

Wpisanie zagranicznego aktu stanu cywilnego

1. PODSTAWA PRAWNA
• Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. -  Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity Dz. U. z 2018 r., poz. 2224 ze zm.),
• Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. - o opłacie skarbowej (tekst jednolity Dz. U. z 2019 r., poz. 1000 ze zm.).

2. WYMAGANE DOKUMENTY
• Wniosek o dokonanie transkrypcji
• zagraniczny dokument stanu cywilnego wraz z urzędowym tłumaczeniem na język polski dokonanym przez:
- tłumacza przysięgłego wpisanego na listę tłumaczy przysięgłych prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości,
- tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania tłumaczeń w państwach Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego EOG
- konsula
Jeżeli zagraniczny odpis aktu stanu cywilnego został wydany na podstawie Konwencji nr 16 sporządzonej w Wiedniu dnia 8 września 1976 r., dotyczącej wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego (Dz. U. Z 2004 r., nr 166, poz. 1735) wówczas nie jest wymagane jego tłumaczenie.
• Do wglądu: dokument tożsamości wnioskodawcy.
• Dowód uiszczenia należnej opłaty skarbowej.

3. OPŁATY
50,00 zł – opłata skarbowa

4. MIEJSCE ZŁOŻENIA DOKUMENTÓW
 Urząd Stanu Cywilnego w Złotowie
 aleja Piasta 1
 77 – 400 Złotów
 pokój 25, I piętro 

 lub dowolny urząd stanu cywilnego
   
Wniosek o transkrypcję zagranicznego dokumentu stanu cywilnego można złożyć za  pośrednictwem konsula. Wówczas konsul przesyła wniosek do kierownika urzędu  stanu cywilnego wybranego przez wnioskodawcę.
 
5. OSOBY DO KONTAKTU
tel. 67 263 25 46 lub 263 26 40 wew. 34 
Barbara Narloch – Kierownik USC                        e-mail: b.narloch@zlotow.pl
Magdalena Kosiba – Z-ca Kierownika USC          e-mail: m.kosiba@zlotow.pl

6. SPOSÓB I TERMIN ZAŁATWIENIA
Po transkrypcji zagranicznego dokumentu stanu cywilnego wydawany jest odpis   zupełny. 
 
W przypadku składania wniosków przez cudzoziemców, którzy nie władają językiem  polskim wymagana jest obecność tłumacza.
 
Transkrypcji podlega dokument wydany przez władze kraju, w którym miało miejsce  zdarzenie, który w tym państwie uznawany jest za dokument stanu cywilnego i ma  moc dokumentu urzędowego, jest wydany przez właściwy organ nie budzi wątpliwości  co do autentyczności.
 
Wniosek o dokonanie transkrypcji można złożyć w dowolnie wybranym urzędzie  stanu cywilnego i może go złożyć osoba, której dotyczy zdarzenie podlegające  transkrypcji lub osoba, która wykaże interes prawny w transkrypcji albo interes  faktyczny w transkrypcji dokumentu potwierdzającego zgon.
 
Transkrypcja jest obowiązkowa, jeżeli obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny  dokument stanu cywilnego żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu  cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL.
 
Dokonując transkrypcji zagranicznego dokumentu, który dotyczy obywateli polskich  posługujących się również polskimi aktami stanu cywilnego, kierownik urzędu stanu  cywilnego dostosowuje, na wniosek osoby, której akt dotyczy, pisownię danych  zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej. Wniosek o  dostosowanie można złożyć wyłącznie przy składaniu wniosku o transkrypcję.
 
Jeżeli w zagranicznym dokumencie występują błędy lub nie zawiera on wszystkich  danych wymaganych przez polskie prawo, prosimy o zapoznanie się z procedurą: „ sprostowanie danych w akcie stanu cywilnego”/ „uzupełnienie brakujących danych w  akcie stanu cywilnego”.

Nazwę miejscowości położonej poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej zamieszcza  się w pisowni ustalonej przez Komisję Standaryzacji Nazw Geograficznych poza  Granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

Sprawa jest załatwiana niezwłocznie po zrealizowaniu zlecenia migracji aktu do Bazy  Usług Stanu Cywilnego. Jeżeli sprawa wymaga przeprowadzenia postępowania  wyjaśniającego jest załatwiana po jego zakończeniu.

7. TRYB ODWOŁAWCZY
Od decyzji odmownej, wydanej przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w  Złotowie, przysługuje odwołanie do Wojewody Wielkopolskiego, za pośrednictwem  kierownika urzędu stanu cywilnego, w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia.

8. INFORMACJE DODATKOWE
• Kierownik urzędu stanu cywilnego odmawia dokonania transkrypcji, jeżeli:
1) dokument w państwie wystawienia nie jest uznawany za dokument stanu cywilnego lub nie ma mocy dokumentu urzędowego, lub nie został wydany przez właściwy organ, lub budzi wątpliwości co do jego autentyczności, lub potwierdza zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon;
2) zagraniczny dokument powstał w wyniku transkrypcji w państwie innym niż państwo zdarzenia;
3) transkrypcja byłaby sprzeczna z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej.
• Zagraniczny dokument stanu cywilnego, będący dowodem zdarzenia i jego rejestracji, może zostać przeniesiony do rejestru stanu cywilnego w drodze transkrypcji. Transkrypcja polega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego zarówno językowo, jak i formalnie, bez żadnej ingerencji w pisownię imion i nazwisk osób wskazanych w zagranicznym dokumencie stanu cywilnego.

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych.

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych w rejestrze danych kontaktowych.

9. WZORY WNIOSKÓW

Pobierz wniosek o wpisanie zagranicznego aktu urodzenia w wersji doc.

Pobierz wniosek o wpisanie zagranicznego aktu urodzenia w wersji pdf.

Pobierz wniosek o wpisanie zagranicznego aktu małzeństwa w wersji doc.

Pobierz wniosek o wpisanie zagranicznego aktu małzeństwa w wersji pdf.

Pobierz wniosek o wpisanie zagranicznego aktu zgonu w wersji doc.

Pobierz wniosek o wpisanie zagranicznego aktu zgonu w wersji pdf.